La gestión de gastos de empleados es una parte fundamental de cualquier empresa. Sin embargo, el proceso tradicional de presentación de informes de gastos en papel o mediante hojas de cálculo puede ser engorroso, lento y propenso a errores. Aquí es donde entra en juego la tecnología. Adoptar una solución digital para la gestión de gastos de empleados puede proporcionar una serie de beneficios significativos para las empresas.
En este post, exploraremos por qué cada vez más empresas están haciendo la transición a soluciones digitales y cómo estas pueden mejorar la eficiencia y la precisión en la gestión de gastos
1. Automatización de Procesos
Una de las ventajas más evidentes de adoptar una solución digital para la gestión de gastos es la automatización de procesos. Los empleados pueden cargar fácilmente recibos y detalles de gastos a través de una aplicación, eliminando la necesidad de recolectar y archivar físicamente recibos.
Esta automatización acelera el proceso de presentación de informes y reduce la carga administrativa tanto para los empleados como para los equipos financieros.
2. Precisión y Reducción de Errores
Con una gestión de gastos de empleado digital, las pérdidas de recibos o errores de transcripción se convierten en problemas del pasado.
Eliminando el papel y los procesos manuales, se minimizan las oportunidades de cometer errores en la recopilación y presentación de informes de gastos. Esta transición hacia lo digital no solo acelera y simplifica el proceso, sino que también garantiza que los datos sean más precisos.
3. Mayor Visibilidad y Control
Las soluciones digitales ofrecen una mayor visibilidad y control sobre los gastos. Los gerentes y los equipos financieros pueden acceder en tiempo real a la información sobre los gastos de los empleados, lo que facilita el seguimiento y permite detectar cualquier gasto no autorizado de manera más rápida y eficaz.
4. Cumplimiento Normativo
Las soluciones digitales a menudo incorporan características que ayudan a garantizar el cumplimiento normativo. Pueden aplicar automáticamente las políticas de gastos de la empresa, asegurando que todos los gastos estén en conformidad con las regulaciones internas y externas según el país. Esto reduce el riesgo de sanciones y problemas legales relacionados con los gastos.
5. Rapidez en el Reembolso
La automatización agiliza el proceso de aprobación y procesamiento, lo que significa que los empleados reciben sus reembolsos más rápidamente. Esto mejora la satisfacción del personal y reduce la necesidad de adelantar dinero para gastos de trabajo.
6. Almacenamiento Seguro de Documentación
Las soluciones digitales proporcionan un almacenamiento seguro y accesible para la documentación relacionada con los gastos. Los recibos y los informes de gastos se almacenan electrónicamente, lo que facilita la recuperación y en caso de ser necesario.
7. Movilidad y Acceso en Tiempo Real
Las soluciones digitales móviles permiten a los empleados cargar recibos y presentar informes desde cualquier lugar y en cualquier momento. Esto es especialmente beneficioso para los empleados que viajan con frecuencia o trabajan de manera remota.
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Utilizando nuestra herramienta de gestión de gastos de empleado, los comerciales pueden justificar sus gastos con una simple foto del tique y subirla a la plataforma (gracias a la homologación de la Agencia Tributaria). En tan solo unos segundos, los justificantes quedan perfectamente archivados y listos para que administración acceda a ellos cuando lo necesite.
Además, también automatiza la revisión de los gastos, quitando una gran carga de trabajo de poco valor, pero muy necesaria a los responsables de Administración.
Esta herramienta se adapta a la política de gastos de tu empresa, lo que nos va a garantizar su cumplimiento y el control de los gastos en todo momento, reduciendo la posibilidad de sufrir un fraude interno.
Si utilizas el ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central o Navision también tendrás disponible un conector para sincronizar toda la información registrada en la app en tu sistema.