¿Cómo enviar una factura electrónica?

¿No tienes claro cómo enviar una factura electrónica a tus clientes? Es más sencillo de lo que parece si conoces los pasos y los canales adecuados. En este post te explicamos las distintas formas de hacerlo, los formatos más utilizados y las claves para que tu factura llegue correctamente, a tiempo y con plena validez legal. ¡Sigue leyendo y mejora tu proceso de facturación electrónica!

Cómo Enviar facturas Electrónicas al Cliente: plataformas y formatos

¿Cómo se envía la factura electrónica al cliente? Enviar la factura electrónica al cliente a tiempo y con el formato correcto no solo refleja profesionalidad, sino que también evita retrasos en los pagos y posibles incidencias administrativas. Presentarla de forma clara y completa facilita su validación y registro por parte del receptor. Además, cumplir con los plazos y requisitos mejora la relación comercial y refuerza la confianza. 

Existen varios formatos para enviarla, y aunque lo más habitual es hacerlo por correo electrónico, en algunos contextos más informales o ágiles, también puede ser adecuado enviarla por WhatsApp.

Cómo Enviar una Factura Electrónica por Correo

Enviar una factura electrónica por correo electrónico es una de las formas más comunes y aceptadas, tanto en entornos B2B como B2C. Aquí te explicamos cómo hacerlo correctamente, paso a paso:

  1. Genera la factura en formato electrónico: Utiliza un software de facturación autorizado o una plataforma como Innoqubit para crear la factura en un formato compatible, como PDF o XML. Asegúrate de que incluya todos los datos obligatorios (emisor, receptor, conceptos, impuestos, totales, etc.).
  2. Firma digitalmente la factura (si aplica): Si la normativa o el tipo de receptor lo exige (como en el caso de Administraciones Públicas), añade una firma electrónica para garantizar la autenticidad e integridad del documento.
  3. Redacta un correo claro y profesional: En el cuerpo del correo, incluye una breve descripción del contenido (por ejemplo, “Adjunto encontrará la factura correspondiente al mes de marzo”). Asegúrate de dirigirte correctamente a la persona o departamento encargado.
  4. Adjunta el archivo de la factura: Puedes adjuntar el archivo en PDF, XML o ambos. Si envías varios documentos, especifica claramente a cuál corresponde cada uno.
  5. Revisa antes de enviar: Asegúrate de que el correo esté correctamente redactado, los archivos estén adjuntos y el asunto sea claro (por ejemplo: “Factura [número] – [nombre empresa]”).
  6. Guarda una copia del envío: Conserva un registro del correo enviado, incluyendo los archivos adjuntos, como respaldo ante cualquier futura consulta o discrepancia.

Cómo Enviar una Factura Electrónica por WhatsApp

Enviar facturas electrónicas por WhatsApp puede ser válido en ciertos contextos, especialmente con clientes autónomos o pequeñas empresas. Aquí te mostramos cómo hacerlo de forma segura y profesional:

  1. Genera la factura como PDF: Lo ideal es usar un formato visual y fácil de leer como el PDF. Plataformas como Innoqubit permiten exportar automáticamente la factura desde el sistema en un formato optimizado para compartir por medios digitales.
  2. Asegúrate de que sea una vía consensuada: Antes de enviar cualquier documento por WhatsApp, verifica que el cliente lo acepta como canal de comunicación oficial para recibir facturas.
  3. Redacta un mensaje claro: Al enviar la factura, incluye un texto breve y directo, por ejemplo: “Hola [nombre], te envío la factura correspondiente a [concepto] del mes de marzo. Gracias.”
  4. Adjunta la factura: Desde tu móvil o desde WhatsApp Web, selecciona el archivo PDF de la factura y adjúntalo al mensaje. También puedes añadir una imagen previa de la factura si deseas que se vea más visual.
  5. Verifica la entrega: Comprueba que el mensaje fue recibido (doble check azul, si está activado) y guarda una copia de la conversación o una captura de pantalla como prueba del envío.

Cómo Enviar Facturas Electrónicas en Formato XML y PDF

Enviar facturas electrónicas en formato XML y PDF es habitual cuando se requiere cumplir con normativas específicas o se necesita compatibilidad con sistemas de gestión automática. Aquí te explicamos cómo hacerlo correctamente:

  1. Entiende la diferencia entre formatos:
    El PDF es el formato visual, ideal para la lectura humana. En cambio, el XML es un formato estructurado y legible por sistemas informáticos, fundamental para la automatización y validación de datos.
  2. Genera ambos archivos desde tu software:
    Con plataformas como Innoqubit, puedes generar automáticamente la factura en ambos formatos al crearla. El sistema suele permitirte exportarla como PDF para visualización y XML para integración con otros sistemas.
  3. Firma la factura en XML (si aplica):
    Si vas a enviar la factura a una administración pública o a un cliente que lo exige, el archivo XML debe ir firmado electrónicamente con un certificado digital válido que garantice su autenticidad.
  4. Adjunta ambos archivos en el correo o canal correspondiente:
    Si vas a enviarlo por correo electrónico, incluye ambos archivos en el mismo mensaje y explica cuál es cuál. Si se trata de un envío a través de FACe o FACeB2B, el sistema te pedirá directamente el archivo XML firmado.
  5. Revisa los requisitos del receptor:
    Algunas empresas o administraciones tienen portales específicos para cargar las facturas o formatos preferentes. Asegúrate de conocer estos detalles antes del envío para evitar rechazos o errores.
  6. Guarda evidencia del envío y recepción:
    Tanto si lo envías por correo como por un portal electrónico, conserva el comprobante de envío, el XML y el PDF como respaldo para futuras auditorías o reclamaciones.

Pasos para Enviar una Factura Electrónica: Crea, firma y envía

Si te preguntas cómo enviar una factura electrónica, aquí te explicamos los tres pasos clave del proceso. Con Innoqubit, hacerlo es mucho más rápido, simple y seguro.

1. Crear la factura electrónica:
El primer paso es generar la factura en un formato estructurado, como Facturae, que cumple con los requisitos legales y técnicos exigidos por la administración. Con Innoqubit, este proceso es automático y guiado, evitando errores y asegurando que la factura esté lista para ser enviada sin complicaciones.

2. Firmar digitalmente la factura:
Una vez creada, la factura debe ser firmada electrónicamente para garantizar su autenticidad e integridad. Innoqubit integra la firma digital de forma sencilla dentro del mismo flujo de trabajo, sin necesidad de usar programas externos ni realizar pasos adicionales.

3. Enviar la factura al destino correspondiente:
Finalmente, la factura firmada debe enviarse al portal oficial (FACe o FACeB2B). Con Innoqubit, este envío se realiza directamente desde la plataforma, de forma automatizada y con seguimiento en tiempo real, lo que agiliza todo el proceso y garantiza su correcta recepción.

Lo que tienes que saber antes de enviar una factura electrónica

Requisitos, obligaciones del emisor, datos y proceso:

Lo que tienes que saber antes de enviar una factura electrónica

Si necesitas enviar una factura electrónica a un ayuntamiento y que tenga la misma validez legal que una en papel, debes cumplir con ciertos requisitos clave para asegurar su validez y aceptación. Estos puntos garantizan que la factura sea legal, accesible y compatible con los sistemas de gestión públicos.

  • Debe existir consentimiento por parte del receptor para recibir la factura electrónicamente.
  • Se debe garantizar el acceso a la factura: visualización, copia, descarga o impresión.
  • La factura debe ser contabilizada correctamente.
  • Los datos deben conservarse, especialmente la base de datos donde se almacenan.
  • El formato del archivo debe ser compatible y popular (XML, PDF, DOC, XLS, JPEG, GIF o TXT).
  • Se recomienda firmar electrónicamente la factura, o usar sistemas como EDI aprobados por la Agencia Tributaria.
  • Es fundamental garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura.

Obligaciones del Emisor

Las obligaciones del emisor de una factura electrónica incluyen garantizar la autenticidad del origen, la integridad del contenido y la legibilidad de la factura durante todo su período de conservación. Además, debe contar con el consentimiento del receptor para enviarla en formato electrónico, asegurarse de que el documento esté firmado digitalmente si así lo exige la normativa, y conservar tanto la factura como sus datos asociados durante al menos 4 años, según lo establecido por la Agencia Tributaria. También es responsable de enviarla a través de los canales oficiales, como el sistema FACe o FACeB2B, en el caso de facturación a la Administración Pública o entre empresas.

Datos

Por otra parte, estos son los datos que deben constar para que sea válida:

  • Numeración: Se debe registrar la numeración y serie.
  • Fecha: en la que se ha expedido.
  • DNI, CIF: o equivalente.
  • Domicilio: Tiene que constar el domicilio del receptor y el del emisor.
  • Descripción: Deben aparecer los datos adecuados para proceder con el cálculo correcto de la base imponible.
  • Impuestos: IVA, recargo de equivalencia (si procede) así como retención del IRPF.
  • Importe total: a pagar.

Proceso

Una vez que sabemos cómo funciona el proceso, necesitaremos contar con un buen programa que se adjunte al formato estructurado Facturae (formato XML reconocido en España por la Administración).

Y este es el proceso que se debe seguir:

  • Se crea la factura respetando los criterios descritos.
  • Se firma electrónicamente (por ejemplo, con esign Facturae o nuestra API)
  • Se envía al cliente mediante: Programa informático. Un tercero. A través de diferentes servicios online.  

Ten presente que las Administraciones solo admiten facturas con un formato específico, por lo que tendrás que encontrar un software de facturación electrónica que te lo permita conseguir o implantar una API para adaptarlo.

La importancia de enviar una factura electrónica correctamente

Con la digitalización, las empresas pasaron de enviar facturas en PDF por correo a adoptar la factura electrónica en formatos estructurados, que permiten su integración automática en sistemas de gestión, mejorando el control y reduciendo errores. 

Hoy, las administraciones públicas solo aceptan facturas a través del sistema FACe, y entre empresas se utiliza el portal FACeB2B. Esta transformación ha generado dudas y desafíos, por eso hemos querido ayudarte con este post y con nuestra factura electrónica. 

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