Diferencia entre albarán y factura: ¿cuándo usar cada uno?
¿Sabes realmente cuál es la diferencia entre albarán y factura? Son documentos esenciales en la operativa de cualquier empresa, pero muchas veces se confunden. Cada uno tiene sus propias funciones dentro de una operación comercial, y conocer sus diferencias te ayudará a mejorar la gestión administrativa y contable de tu negocio.
Entender bien estos documentos es clave para llevar un control adecuado de entregas, cobros y obligaciones fiscales. En este artículo descubrirás qué es cada uno, cuándo se emiten, y por qué es importante diferenciarlos correctamente.
Si tu empresa aún no tiene un sistema de facturación electrónica integrado en su ERP, este es un buen momento para considerar su implantación.
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Qué es un albarán
Un albarán es un documento no fiscal que acredita que se ha realizado una entrega de productos o servicios. Actúa como un comprobante entre proveedor y cliente de que el pedido ha sido recibido.
Aunque no tiene validez fiscal, es muy útil para evitar errores o malentendidos. Su uso más frecuente es en empresas logísticas, almacenes y comercios, ya que garantiza la trazabilidad de las entregas.
Qué datos debe llevar un albarán
Un albarán debe incluir:
Tipos de albarán
Los albaranes pueden clasificarse según su contenido y función:
Cada tipo se utiliza en distintas fases de la operación comercial.
Cuándo se usa un albarán
El albarán se utiliza en el momento de la entrega de productos o servicios. Es habitual en operaciones de compraventa, envíos de mercancía o trabajos realizados por terceros.
Sirve para dejar constancia de que el cliente ha recibido lo pactado.
Qué es una factura
Una factura es un documento con validez legal y fiscal que acredita la compraventa de bienes o servicios. Es obligatoria para justificar ingresos y gastos ante la administración tributaria.
Debe cumplir con requisitos establecidos por la normativa vigente y es fundamental para la contabilidad empresarial y la declaración de impuestos.
Qué datos debe llevar una factura
Una factura debe contener obligatoriamente:
Tipos de facturas
Existen varios tipos de facturas dependiendo de su función:
Cuándo se usa una factura
La factura se emite al finalizar la operación comercial, como cierre administrativo de la misma. Es imprescindible para justificar pagos y deducciones fiscales, tanto para el emisor como para el receptor.
Diferencias entre factura y albarán
Aunque a menudo se usan juntos, las diferencias entre factura y albarán son importantes. A continuación, os detallamos las principales.
1. Validez fiscal
La factura tiene validez fiscal y contable, el albarán no. Solo la factura puede presentarse ante Hacienda como justificante de operaciones económicas.
2. Obligación de conservación
La ley obliga a conservar las facturas durante al menos 4 años. Los albaranes no tienen esa obligación legal, aunque es recomendable conservarlos como respaldo.
3. Fecha de emisión
El albarán se emite en el momento de la entrega, mientras que la factura se emite al cerrar la operación, que puede ser en el mismo momento o días después.
4. Precios y desglose
Las facturas siempre incluyen precios, impuestos y totales. En cambio, el albarán puede mostrar precios o no, dependiendo de si se trata de un albarán valorado o sin valorar.
5. Justificación del pago
Solo la factura justifica legalmente un pago. El albarán no prueba que se haya realizado una transacción económica, sino que hubo una entrega.
6. Finalidad
El albarán tiene una función logística y de control de entregas. La factura tiene una función fiscal y contable dentro del ciclo de ventas o servicios.
7. Firma, entrega y contabilidad
- El albarán suele ir firmado por el receptor para constatar la recepción.
- La factura no requiere firma, pero sí debe entregarse al cliente.
- En contabilidad, solo las facturas se registran como ingreso o gasto.
Preguntas frecuentes
¿Para qué sirve el albarán?
El albarán sirve como comprobante de entrega y como respaldo ante posibles reclamaciones. Ayuda a evitar malentendidos entre proveedor y cliente.
¿Qué información debe contener un albarán?
Debe incluir número, fecha, datos de ambas partes, listado de productos/servicios y firma del receptor. Puede o no incluir precios.
¿Es obligatorio conservar albaranes?
No es obligatorio por ley, pero sí es recomendable conservarlos junto a las facturas correspondientes. Pueden ser clave en auditorías internas.
¿Cuáles son las dos diferencias más importantes entre factura y albarán?
- La validez fiscal: solo la factura la tiene.
- La obligación de conservación: las facturas deben archivarse legalmente.
¿Cuándo elegir factura o albarán?
El albarán se emite en el momento de la entrega. La factura se genera cuando se formaliza el cobro o la prestación del servicio, cumpliendo así su función contable.
Conclusión
Saber qué diferencia hay entre albarán y factura es esencial para llevar una buena gestión empresarial. Cada documento cumple una función específica y su correcto uso puede evitar errores contables, sanciones o conflictos con clientes.
Tanto si gestionas una pyme, como una gran empresa, tener claro este concepto es tan importante como elegir la solución de facturación adecuada.