Control de facturas de proveedores: guía completa para una gestión eficiente
Llevar un control de facturas de proveedores adecuado es clave para evitar errores contables, cumplir con las obligaciones fiscales y mantener una buena salud financiera. Además, permite mejorar la relación con los proveedores y reducir el riesgo de sanciones o duplicidades.
Contar con un buen sistema de gestión y un sistema de facturación electrónica integrado como el que ofrece InnoQubit facilita enormemente esta tarea y aporta seguridad y eficiencia a la empresa.
Qué es una factura de proveedor
Una factura de proveedor es un documento comercial que emite un tercero (el proveedor) para reflejar una operación de venta de bienes o servicios. Al recibirla, la empresa adquiere una obligación de pago, que debe ser correctamente registrada y gestionada.
Este documento es fundamental para efectos fiscales y contables, ya que acredita el gasto y permite la deducción del IVA.
¿Qué es el control de facturas de proveedores y por qué es crucial?
El control de facturas de proveedores consiste en registrar, verificar y dar seguimiento a todas las facturas recibidas. Una gestión ineficiente puede generar problemas como errores en la contabilidad, pagos duplicados o retrasos en los plazos legales.
Además, controlar adecuadamente las facturas permite cumplir con las exigencias de la Agencia Tributaria y evitar sanciones por incumplimiento.
Beneficios de una gestión adecuada de facturas de proveedores
Una buena gestión de facturas de proveedores aporta múltiples ventajas que impactan directamente en la eficiencia operativa de cualquier empresa.
Mayor control financiero
Llevar un registro detallado permite tener una visión clara de los gastos y mejorar la planificación presupuestaria.
Reducción de errores y duplicidades
Verificar cada factura ayuda a evitar pagos repetidos o con datos incorrectos.
Cumplimiento fiscal y contable
Una gestión correcta garantiza que todas las facturas cumplen los requisitos fiscales y se contabilizan adecuadamente.
Mejores relaciones con proveedores
Pagar en plazo y sin errores genera confianza con los proveedores y mejora la negociación futura.
Controlar albaranes y facturas de un proveedor
Conciliar albaranes con facturas de proveedores es esencial para asegurar que lo facturado se corresponde con lo realmente recibido.
Diferencias entre albaranes y facturas
El albarán acredita la entrega de los productos o servicios, mientras que la factura refleja el importe a pagar. Ambos deben gestionarse de forma coordinada.
Importancia de la conciliación entre albaranes y facturas
Relacionar albaranes y facturas permite detectar discrepancias y evitar el pago de productos no entregados o de servicios no prestados.
¿Cuánto tiempo tiene un proveedor para facturar?
En general, los proveedores tienen hasta un año para emitir la factura, salvo que las condiciones contractuales establezcan otro plazo.
¿Cuál es el plazo máximo de pago a proveedores?
En España, según la Ley de Morosidad, el plazo máximo de pago suele ser de 60 días naturales desde la fecha de entrega o prestación.
¿Cómo contabilizar la factura de un proveedor?
Contabilizar una factura implica:
Este proceso permite reflejar correctamente los gastos y deducciones fiscales en los libros contables.
Guía y consejos para el control de facturas a proveedores
Hay muchas formas de optimizar el control de facturas de proveedores, aquí algunas de las más efectivas:
Registro y seguimiento de facturas recibidas
Mantener un archivo actualizado con número, fecha, proveedor, importe y estado de cada factura es fundamental.
Planificación y control de pagos a proveedores
Organizar los pagos según los vencimientos ayuda a evitar retrasos y tensiones de tesorería.
Gestión de cobros relacionados con proveedores
Aunque menos habitual, algunos proveedores realizan abonos o devoluciones que deben registrarse correctamente.
Software de gestión de facturas y albaranes
Utilizar herramientas como IQ eSign, ExFlow o IQ Banking integradas en tu ERP, te permiten automatizar el control y reducir errores humanos. Más información abajo en la sección de herramientas.
Plantillas de Excel para el control de facturas
Si no se dispone de software, una plantilla bien estructurada en Excel puede ser útil para el seguimiento manual.
Automatización y digitalización de procesos
Digitalizar los documentos facilita su archivo, búsqueda y análisis. La automatización ahorra tiempo y mejora la precisión.
Establecimiento de políticas internas claras
Contar con normas definidas sobre cómo recibir, revisar y aprobar facturas garantiza consistencia en el proceso.
Capacitación del personal en gestión de facturas
El personal debe saber identificar errores, aplicar correctamente los impuestos y utilizar las herramientas disponibles.
Auditorías y revisiones periódicas
Revisar las facturas de forma periódica permite detectar irregularidades, corregir errores y prevenir fraudes.
Qué herramientas usar para el control de facturas de proveedores
Existen múltiples soluciones para optimizar el control de facturas de proveedores. Desde InnoQubit, te ofrecemos:
IQ eSign
Suite de soluciones que permiten adaptar tu software a tus necesidades de facturación. Tanto si necesitas generar facturas en formato Facturae y enviarlas a las Administraciones Públicas, como si necesitas generar facturas en PDF para tus clientes o cumplir con normativas como TicketBAI, VeriFactu o la Ley Crea y Crece, tenemos la solución para ti. Disponibles integradas en Microsoft Dynamics 365 Business Central o formato API.
ExFlow
Solución para la automatización del proceso de cuentas por pagar, desde la captura de facturas hasta su pago, optimizando la gestión financiera dentro de Microsoft Dynamics 365 Business Central.
IQ Banking
Automatiza la gestión bancaria integrando tus cuentas con Microsoft Dynamics 365 Business Central. Facilita la conciliación bancaria, la gestión de cobros y pagos, reduce errores manuales y aporta una visión financiera en tiempo real para optimizar la toma de decisiones.
Cómo deducir la factura de un proveedor (y ahorrar en impuestos)
Para que una factura sea deducible debe:
El control adecuado permite aprovechar la deducción del IVA y del gasto en el Impuesto de Sociedades o IRPF.
¿Cómo realizar el seguimiento de las facturas de proveedores?
El seguimiento puede realizarse mediante:
Preguntas frecuentes sobre el control de facturas de proveedores
¿Cómo controlar las facturas de proveedores de manera efectiva?
Si te preguntas cómo controlar las facturas de proveedores, lo mejor es utilizar un sistema organizado y automatizado, con revisiones periódicas.
¿Qué herramientas son recomendables para el control de albaranes y facturas?
Para llevar un buen control de albaranes y facturas de proveedores, lo mejor es utilizar sistemas de gestión (ERPs), como Microsoft Dynamics 365 Business Central, y soluciones integrables como las de InnoQubit, así como hojas de Excel bien estructuradas.
¿Cómo se integran los procesos de cobros y pagos en la gestión de proveedores?
Se integran con la contabilidad para mantener equilibrados los flujos de caja y evitar desfases financieros.
¿Qué errores comunes se deben evitar en la gestión de facturas de proveedores?
Los errores más frecuentes son: