¿Cómo contabilizar una factura correctamente?
Contabilizar una factura correctamente es esencial para garantizar que las operaciones de compra y venta de una empresa queden correctamente registradas desde el punto de vista contable y fiscal. Ya sea que se trate de una factura nacional, intracomunitaria o internacional, es fundamental seguir un procedimiento claro y ajustado al Plan General Contable.
En este artículo aprenderás cómo contabilizar facturas de compra y de venta, paso a paso y con ejemplos. También explicaremos casos específicos como facturas con IVA extranjero, una factura de China o facturas rectificativas.
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Aspectos previos a tener en cuenta a la hora de contabilizar una factura
Antes de contabilizar una factura, es importante verificar que cumple con los requisitos legales:
Una factura mal emitida o incompleta puede acarrear errores contables y sanciones fiscales.
Pasos para contabilizar una factura
A continuación, te mostramos cómo contabilizar una factura de forma estructurada.
Recepción y verificación:
Al recibir una factura, lo primero es verificar su validez. Comprueba que:
Este paso es especialmente relevante cuando se trata de contabilizar una factura intracomunitaria con IVA o una factura extranjera.
Identificación de cuentas:
Para contabilizar correctamente, se debe determinar si se trata de:
En caso de operaciones especiales, como contabilizar una factura de compra de China o contabilizar una factura recibida de Andorra, se deben aplicar criterios específicos para aduanas e impuestos.
Asiento contable:
El asiento contable debe reflejar:
Por ejemplo, para contabilizar una factura rectificativa, se crea un asiento que anula el original y lo sustituye por el nuevo importe.
Registro en libros auxiliares:
Es necesario anotar la factura en los libros de:
En los casos de facturas recibidas con criterio de caja, el IVA no se registra hasta que se efectúe el pago.
Archivo:
Finalmente, se debe archivar la factura:
El archivo es esencial por si en algún momento se requiere rectificar una factura recibida mal contabilizada en el SII.
Cuentas contables relacionadas con las facturas
El Plan General Contable (PGC) establece cuentas específicas para registrar facturas.
Facturas de compras
Las cuentas más comunes son:
Facturas de ventas
En ventas, se utilizan:
Estas cuentas deben adaptarse al tipo de operación (nacional, intracomunitaria o extracomunitaria).
Asientos contables relacionados con las facturas
El asiento contable resume la operación económica en términos contables. A continuación, ejemplos prácticos:
Facturas de compras
Ejemplo práctico: tu empresa recibe una factura por la compra de material de oficina por valor de 1.000 €, más un 21 % de IVA (210 €). El importe total asciende a 1.210 €.
En este caso, el registro contable incluirá:
- Un gasto en la cuenta de compras por 1.000 €.
- Un IVA soportado de 210 €, que se podrá deducir posteriormente.
- Y una deuda con el proveedor por el total de la factura: 1.210 €.
Este es el modelo más habitual cuando se trata de contabilizar una factura de compra nacional. Si se tratara, por ejemplo, de contabilizar una factura de compra de China, habría que tener en cuenta también los aranceles e impuestos en aduanas.
También puede surgir la necesidad de saber cómo contabilizar un suplido en una factura recibida. En ese caso, se debe identificar claramente qué parte del importe corresponde al suplido y registrarlo sin aplicarle IVA, ya que actúa como un reembolso directo de un gasto por cuenta del cliente.
Facturas de ventas
Ejemplo práctico: tu empresa emite una factura por un servicio prestado con un importe de 2.000 €, más un 21 % de IVA (420 €). El importe total facturado al cliente es de 2.420 €.
En este caso, el asiento contable reflejará:
- Un ingreso por ventas o servicios de 2.000 €.
- Un IVA repercutido de 420 €, que deberás ingresar a Hacienda.
- Y el importe total pendiente de cobro del cliente: 2.420 €.
Este ejemplo corresponde a la forma más habitual de contabilizar una factura emitida dentro del régimen general. Si necesitas saber cómo contabilizar una factura intracomunitaria, el IVA no se aplica de forma directa en la factura, sino que se debe contabilizar mediante el mecanismo de inversión del sujeto pasivo, registrando simultáneamente el IVA soportado y el repercutido.
Del mismo modo, si el cliente es de fuera de la UE, como en el caso de contabilizar una factura recibida de Andorra, se consideraría una operación extracomunitaria, sin IVA, pero con otras implicaciones fiscales.
Conclusión
Contabilizar una factura correctamente no solo es una obligación legal, sino una práctica clave para mantener una contabilidad ordenada, evitar errores y cumplir con Hacienda.
Recuerda adaptar los registros a cada caso: facturas con IVA extranjero, suplidos, facturas rectificativas o operaciones con terceros países.
Si estás digitalizando tu empresa para agilizar el proceso de facturación y mantenerte al día con la normativa.