Qué es la firma digital y para qué sirve
Qué es la firma digital sigue generando dudas entre empresas. En los primeros pasos de la transformación digital, muchas personas confunden firma digital, firma electrónica simple, firma avanzada y certificado digital. También se piensa que todas sirven para lo mismo, cuando en realidad cumplen funciones y niveles de seguridad distintos.
Entender qué es la firma digital y cómo funciona es esencial para usarla con seguridad y para evitar problemas legales en contratos, operaciones bancarias o trámites con la administración.
Si eres usuario de Microsoft Dynamics 365 Business Central o Navision y te interesa integrar la firma digital en tu ERP, en InnoQubit disponemos de una solución de firma digital totalmente integrada en el ERP.
Por qué hay confusión sobre qué es la firma digital
Existen varios motivos por los que aún cuesta entender qué es la firma digital. La ley ha ido actualizándose, las empresas utilizan diferentes herramientas y las administraciones han incrementado su uso. Además, coexisten varios niveles de firma, lo que lleva a pensar que el certificado digital es lo mismo que la firma digital. Esta mezcla de conceptos provoca que no se sepa qué tipo de firma se necesita para cada trámite.
La digitalización de bancos, empresas y plataformas SaaS incrementa la confusión, porque cada una utiliza métodos distintos de validación. Esto hace que una persona firme documentos de varias formas sin tener claro qué tipo de firma está utilizando realmente.
Qué entiende la normativa española por firma digital
La normativa española, alineada con el Reglamento europeo eIDAS, usa el término firma digital para referirse a una firma que permite demostrar que el firmante del documento es real (autenticación), que no puede negar que firmó el documento (no repudio) y que éste no ha sido alterado desde su emisión (integridad). Puntos principales a nivel legal y de validez probatoria.
Por eso, para saber qué es la firma digital en España, es importante entender que no todas las firmas electrónicas demuestran estos puntos, solo las firmas avanzadas o cualificadas. Ambas tienen validez legal, aunque la firma avanzada es más flexible y fácil de implementar en procesos empresariales, mientras que la cualificada cuenta con el mayor estatus legal.
Para qué es la firma digital y en qué situaciones se utiliza
La firma digital se utiliza en una gran variedad de escenarios. Su papel es clave en contratos mercantiles, operaciones bancarias, trámites con la administración, procesos laborales, acuerdos internos entre empresas y firmas dentro de plataformas SaaS.
Muchas empresas se preguntan para qué es la firma digital, porque cada caso exige un nivel de firma distinto. La realidad es que esta tecnología mejora la seguridad y acelera cualquier proceso donde sea necesario asegurar la identidad del firmante.
¿Es lo mismo la firma digital que el certificado digital?
Aquí aparece otra duda frecuente: el certificado digital es lo mismo que la firma digital y es lo mismo el certificado digital que la firma digital. La respuesta es no. El certificado digital es un archivo que identifica al usuario. La firma digital es el proceso que utiliza ese certificado para firmar un documento.
El certificado digital identifica, mientras que la firma digital firma y valida. Ambos se complementan, pero no son equivalentes.
Cómo funcionan juntos firma digital y certificado digital
La relación es simple: el certificado digital permite confirmar la identidad del firmante y el sistema de firma digital lo utiliza para crear una firma criptográfica. Sin el certificado no se podría realizar una firma digital válida. Por eso se cree que son lo mismo, cuando en realidad uno forma parte del proceso del otro.
Tipos de firma digital: simple, avanzada y cualificada
Existen tres niveles de firma y cada uno tiene una función específica. Elegir uno u otro depende del riesgo de la operación, del valor legal necesario y del tipo de documento.
Firma electrónica simple: qué es y cuándo basta con ella
La firma electrónica simple suele ser suficiente para casos de bajo riesgo. Se utiliza para aceptar formularios, aprobar políticas internas o registrar consentimientos. Aunque es útil, no garantiza control exclusivo ni detección de cambios, por lo que no tiene validez legal.
Qué es la firma digital avanzada y qué la hace más segura
La firma avanzada exige control exclusivo del firmante, vinculación inequívoca con su identidad y capacidad de detectar cualquier modificación posterior del documento. Es uno de los niveles más utilizados en contratos comerciales, acuerdos laborales o acuerdos de confidencialidad.
Ejemplos de firmas avanzadas serían la firma biométrica (firma manuscrita sobre un dispositivo electrónico) o la firma OTP (introducción de un código numérico recibido por email o SMS).
Qué es la firma digital cualificada (firma digital “pura”)
La firma digital cualificada es la que la ley considera equivalente a una firma manuscrita. Requiere un certificado emitido por una autoridad cualificada y un dispositivo seguro. Es el nivel más alto de seguridad y se utiliza en trámites oficiales o documentos con alta exigencia legal.
Qué es la firma digital de forma técnica
Para comprender qué es la firma digital, conviene ver su funcionamiento técnico sin entrar en un exceso de complejidad. El proceso incluye:
Este sistema asegura integridad, autenticidad y no repudio del documento firmado.
Cómo se obtiene una firma digital en España
El usuario necesita un certificado digital emitido por una autoridad cualificada (FNMT, Camerfirma, etc.) y un soporte válido. Una vez obtenido el certificado, puede firmar documentos a través de software específico o sistemas integrados en plataformas digitales.
La firma digital del banco: qué es y por qué cada vez la ves más
La firma digital del banco se relaciona con los sistemas de seguridad reforzados utilizados por entidades bancarias. Suelen emplear claves de un solo uso, tokens de seguridad y dobles factores de autenticación para validar operaciones de riesgo. No siempre son firmas digitales en sentido legal, pero sí métodos reforzados de autorización.
Para qué sirve la firma digital en el día a día: ventajas reales
Las principales ventajas de la firma digital son:
Cómo empezar a utilizar la firma digital sin complicaciones
Lo más fácil es elegir una herramienta que se integre en el sistema de gestión de la empresa, para que quede todo el flujo centralizado. Se recomienda:
Solución de InnoQubit: implementar la firma digital y procesos seguros sin fricción
Desde InnoQubit ofrecemos la plataforma de firma digital Docuten, para la cual desarrollamos un conector para Microsoft Dynamics 365 Business Central y Navision, llamado Docuten Connect.
Con esta integración, podrás crear documentos PDF desde cualquier report del sistema, enlazarlos a una entidad (cliente o proveedor por ejemplo) y enviarlos a firmar digitalmente, pudiendo elegir entre diferentes tipos de firma (biométrica, OTP o con certificado) y roles (aprobador o firmante).