¿Cómo obtener la firma digital? Guía paso a paso
Si tu empresa busca cómo hacer una firma digital, esta guía es para ti. La firma digital permite a las organizaciones firmar documentos y gestionar trámites de manera segura, rápida y legal, reduciendo costes y optimizando procesos administrativos.
Antes de empezar, puedes conocer más sobre nuestra herramienta de firma digital y cómo implementarla con InnoQubit.
¿Qué es la firma digital y para qué sirve?
La firma digital es un mecanismo que permite identificar de forma segura a una persona en documentos electrónicos y transacciones online. Tiene validez legal y garantiza que los documentos no han sido alterados después de ser firmados.
Por ejemplo, tu empresa puede:
Además, las soluciones modernas permiten elegir entre diferentes tipos de firmas, como certificado digital, firma biométrica u OTP, adaptándose a distintos tipos de documentos y procesos corporativos.
Diferencia entre firma digital y certificado digital
Es común confundir ambos conceptos. La firma digital es el acto de firmar un documento electrónicamente, mientras que el certificado digital es el archivo o herramienta que permite realizar esa firma.
El certificado digital es la forma más conocida de firma digital, basada en un archivo que almacena claves criptográficas. Garantiza que quien firma es realmente el representante de la empresa y que el documento no ha sido alterado.
Sin embargo, existen otras formas reconocidas legalmente para validar la identidad del firmante según el reglamento europeo eIDAS. Estas incluyen:
De este modo, no es necesario depender exclusivamente de un certificado digital; existen diversas alternativas que cumplen con los estándares legales y permiten a las empresas elegir la modalidad más adecuada según el tipo de documento, flujo interno o nivel de seguridad requerido.
Principales usos de la firma digital en trámites online
La firma digital es esencial para la digitalización de procesos corporativos:
Con Docuten Connect, puedes firmar o enviar a firmar cualquier tipo de documento directamente desde el ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central o Navision, automatizando flujos de trabajo y garantizando la validez legal de todas las transacciones.
Requisitos para conseguir la firma digital
Antes de solicitar tu firma digital, necesitas cumplir algunos requisitos técnicos y reunir cierta documentación.
Documentación necesaria
Para empresas, se requieren:
¿Quién puede solicitarla y dónde?
Pueden solicitar la firma digital ciudadanos y residentes, autónomos, empresas y sus representantes legales. Los organismos emisores incluyen: FNMT, colegios profesionales, Policía y otras entidades certificadoras autorizadas.
Pasos para obtener la firma digital
A continuación, te detallamos el proceso completo para que sepas cómo hacer una firma digital paso a paso.
Solicitud online del certificado
El primer paso es iniciar la solicitud online del certificado a través de la web del organismo correspondiente. Al completar la solicitud, recibirás un código de verificación que necesitarás más adelante para validar tu identidad.
Este paso es fundamental si quieres aprender cómo obtener la firma digital por internet.
Verificación de identidad presencial o electrónica
Para garantizar la seguridad, debes validar tu identidad. Las opciones son:
- Acudir a una oficina de registro.
- Validar tu identidad mediante DNI electrónico o videollamada, dependiendo del emisor.
Ambos métodos aseguran que tu firma digital sea única y confiable.
Descarga e instalación del software de firma
Una vez validada la identidad, debes descargar el archivo del certificado digital y el software necesario para su instalación.
Pasos básicos:
- Guardar el certificado en los dispositivos corporativos.
- Configurar el software en los navegadores o sistemas internos para poder empezar a firmar documentos.
Activación y prueba de la firma digital
Es recomendable realizar una prueba de firma para verificar que los documentos se firman correctamente:
Cómo usar la firma digital una vez obtenida
Con la firma instalada, puedes comenzar a utilizarla en todos los procesos clave de la empresa.
Firmar documentos PDF
La firma digital puede aplicarse en múltiples trámites y documentos:
Para empresas que utilizan Microsoft Dynamics 365 Business Central o Navision, la integración con Docuten Connect permite aprovechar la firma digital directamente dentro del ERP. Esto significa que se pueden:
Gracias a esta integración, las empresas trabajan de forma más eficiente, reduciendo errores manuales y garantizando el cumplimiento legal de todas las firmas electrónicas utilizadas en la empresa.
Realizar trámites con la Administración pública
La firma digital permite acceder a sedes electrónicas para:
- Declaraciones de impuestos.
- Consultas de la Seguridad Social.
- Gestiones en ayuntamientos o entidades locales.
Solo necesitas tu certificado instalado y un navegador compatible.
Renovación y caducidad del certificado digital
Los certificados digitales tienen fecha de caducidad. Debes renovarlos antes de que expiren para evitar inconvenientes. En caso de caducidad:
- Solicita la renovación desde la web del organismo.
- Si tu firma se bloquea o se pierde, revoca el certificado y solicita uno nuevo.
Problemas frecuentes y cómo solucionarlos
Durante el proceso, pueden surgir errores. Aquí te explicamos los más comunes.
Error al descargar el certificado
Asegúrate de realizar la descarga desde el mismo ordenador y navegador con el que hiciste la solicitud. De lo contrario, el sistema no reconocerá el código de verificación.
Fallos de compatibilidad del navegador
Algunos navegadores no son compatibles con ciertos certificados digitales. Para solucionarlo se recomienda utilizar los navegadores recomendados por el organismo emisor o bien optar por una solución cloud como Docuten, que evita dependencias locales.
Qué hacer si pierdes o bloqueas tu firma digital
Si tu firma digital se pierde o se bloquea:
- Revoca el certificado inmediatamente por seguridad.
- Solicita uno nuevo siguiendo el mismo proceso.
Así garantizas que nadie más pueda usar tu identidad digital.
Conclusión
Contar con una firma digital empresarial es esencial para avanzar en la transformación digital, mejorar la eficiencia y garantizar la seguridad jurídica.
Gracias a soluciones como Docuten y Docuten Connect, las empresas pueden firmar o enviar a firmar cualquier documento eligiendo entre diferentes tipos de firmas e integrar el proceso con su ERP, optimizando todo el flujo de firma de documentos.
Si tu organización aún no dispone de un sistema de firma digital, es el momento de implementarlo y aprovechar sus ventajas para ganar agilidad, seguridad y competitividad.