¿Qué es una factura proforma? Guía y modelo
En el mundo empresarial, la gestión de documentos comerciales es fundamental para mantener unas cuentas sanas y evitar malentendidos con los clientes. Sin embargo, es muy común que surjan dudas sobre ciertos documentos específicos. Una de las preguntas más recurrentes entre autónomos y empresas es saber qué es una factura proforma y en qué se diferencia de una factura normal.
Aunque su apariencia es muy similar a la de cualquier factura, su valor legal y fiscal es completamente distinto. Entender cuándo y cómo utilizar las facturas proforma es esencial para agilizar procesos de venta, especialmente en el comercio internacional o cuando se solicitan pagos anticipados.
En este blog, vamos a desgranar a fondo el concepto. Veremos para qué sirve, sus diferencias clave con otros documentos y cómo elaborar una correctamente, incluyendo un modelo factura proforma básico para guiarte. Si buscas optimizar tus procesos de facturación, herramientas como la factura electrónica de InnoQubit pueden ser tus grandes aliadas.
Factura proforma: qué es y para qué sirve
Para definir qué es una factura proforma, debemos entenderla como un documento informativo provisional. Es un borrador o una oferta comercial detallada que el vendedor emite al comprador antes de cerrar la venta definitiva. En ella se especifican los detalles de la futura operación comercial.
A diferencia de la factura, la factura proforma no tiene validez fiscal ni contable. Esto significa que no sirve como justificante de pago, no se puede utilizar para deducir IVA y no se incluye en los libros de contabilidad de la empresa. Su función es informar al cliente sobre las condiciones de la venta si esta llegara a formalizarse.
Entonces, ¿para qué sirve exactamente? Su uso es muy habitual en varias situaciones. Por ejemplo, es fundamental en el comercio internacional, ya que sirve para declarar el valor de las mercancías en aduanas para obtener licencias de importación. También se utiliza frecuentemente para solicitar pagos anticipados o para que el cliente pueda justificar la solicitud de una subvención o financiación bancaria antes de realizar la compra real.
Diferencias entre factura proforma, presupuesto y factura
Este es el punto donde se generan más confusiones. Es vital distinguir entre estos tres documentos para evitar errores en la contabilidad y en la gestión de cobros. Aunque pueden contener información similar, sus implicaciones legales son muy distintas.
Factura proforma vs factura definitiva
La diferencia fundamental radica en la validez fiscal. Como hemos mencionado al explicar qué es una factura proforma, esta es meramente informativa. No genera obligación de pago por sí misma ni sirve para declarar impuestos ante Hacienda.
Por el contrario, la factura definitiva es el documento legal que acredita la realización de una operación comercial. Tiene plena validez fiscal, es obligatoria para la liquidación de impuestos (como el IVA o el IRPF) y debe cumplir con una normativa de numeración correlativa y fechas. Una factura proforma nunca puede sustituir a una factura real una vez que se ha prestado el servicio o entregado el bien.
Factura proforma vs presupuesto
La línea entre un presupuesto y una proforma es más difusa, ya que ambos son documentos previos a la venta. Sin embargo, el presupuesto suele ser una propuesta comercial más informal, una estimación de costes que puede estar sujeta a cambios.
La factura proforma en cambio, tiene un carácter más formal. Se emite cuando el acuerdo comercial está prácticamente cerrado y las condiciones (precios, cantidades, plazos) son firmes. Visualmente, la proforma se asemeja mucho más a una factura final que un simple presupuesto, transmitiendo un mayor compromiso por ambas partes.
Qué debe incluir una factura proforma
Si te preguntas cómo hacer una factura proforma correctamente, debes saber que, aunque no sea un documento fiscal, debe ser clara y precisa para cumplir su función informativa y evitar futuros conflictos. Debe contener una estructura ordenada que refleje fielmente la futura transacción.
Datos, conceptos y condiciones
Para que el documento sea válido como oferta comercial firme, debe incluir una serie de elementos. La claridad en estos puntos es clave para que el cliente acepte la propuesta.
Estos elementos esenciales son:
Modelo factura proforma básico (servicios o productos)
Un buen modelo factura proforma debe seguir una estructura lógica similar a la de una factura ordinaria. Esto facilita su lectura y posterior conversión a factura definitiva.
La estructura habitual suele ser:
- Encabezado: con el título “Factura Proforma”, la fecha y los datos fiscales del proveedor y del cliente.
- Cuerpo: una tabla donde se desglosan los conceptos, unidades, precio por unidad y subtotal de cada línea.
- Pie: aquí se calculan los totales (base imponible, impuestos, total general) y se añaden las notas importantes como la forma de pago, cuentas bancarias y la validez de la oferta. Usar una plantilla o modelo de factura proforma estandarizados ayudan a no olvidar ningún dato relevante.
Errores típicos en facturas proforma
A pesar de ser un documento “borrador”, cometer errores en su gestión puede traer problemas. Uno de los fallos más graves es no identificarla claramente, lo que puede llevar al cliente a pensar que es una factura válida para deducir impuestos.
Otro error común es contabilizarla. Recordemos que entender qué es una factura proforma implica saber que nunca debe registrarse en la contabilidad oficial. Finalmente, un error operativo frecuente es olvidar emitir la factura definitiva una vez que el cliente ha aceptado la proforma y realizado el pago. La proforma es el paso previo, pero la factura final es obligatoria.
Preguntas frecuentes sobre facturas proforma
Aquí resolvemos algunas dudas rápidas que suelen surgir al trabajar con estos documentos:
No, nunca se declara ante Hacienda en los modelos trimestrales o anuales de IVA.
Sí, debe desglosar el IVA aplicable para que el cliente sepa el coste total real, pero es un IVA informativo, no devengado fiscalmente.
Sí, es el documento habitual para solicitar transferencias bancarias anticipadas antes de la entrega del bien o servicio.
No es obligatorio que sigan una serie correlativa estricta como las facturas fiscales, pero es recomendable llevar un control interno para su seguimiento.
Conclusión
En resumen, saber qué es una factura proforma y cómo utilizarla correctamente es esencial para una gestión comercial fluida y profesional. Es una herramienta potente para formalizar ofertas, asegurar pagos anticipados y gestionar operaciones internacionales, actuando como un puente seguro entre el presupuesto inicial y la factura definitiva.
Utilizar un modelo de factura proforma adecuado y tener claras sus diferencias con la factura fiscal te evitará problemas contables y mejorará la comunicación con tus clientes. Si buscas soluciones avanzadas para la digitalización de tus procesos de negocio, te invitamos a conocer más sobre InnoQubit.