Matching para las facturas con pedido: qué es y cómo aplicarlo correctamente
La automatización contable es una prioridad para las empresas que desean mejorar el control financiero. Una de las prácticas más efectivas en este sentido es el matching para las facturas con pedido, un proceso clave que asegura la correcta conciliación de documentos antes del pago.
Esta técnica permite validar que lo facturado coincida con lo realmente solicitado y/o recibido, agilizando los procesos de aprobación y pago. Además, herramientas especializadas como ExFlow permiten automatizar este control en entornos como Microsoft Dynamics 365 Business Central, mejorando la eficiencia y visibilidad del área financiera.
Si tu empresa busca optimizar sus cuentas por pagar, en InnoQubit te ayudamos a integrar esta solución adaptada a tus necesidades.
¿Qué es el matching para las facturas con pedido?
El matching para las facturas con pedido es un proceso de verificación automatizada que compara datos clave entre documentos relacionados: órdenes de compra, albaranes de recepción y facturas. El objetivo es comprobar que la información coincide antes de autorizar un pago.
Este procedimiento también se conoce como conciliación de facturas y pedidos, cotejo de facturas o concordancia de cuentas por pagar. Es una práctica habitual en empresas con volúmenes altos de compras, donde el riesgo de error o fraude es mayor si se hace de forma manual.
A través del matching se puede validar:
Realizar este control manualmente consume tiempo y es propenso a errores. Por eso, cada vez más empresas optan por digitalizar el proceso con un software matching de facturas que automatice la comparación de documentos y acelere los flujos de aprobación.
Importancia del cotejo de facturas en el control contable
El cotejo de facturas es clave para garantizar una contabilidad precisa y confiable. Sin este control, es muy fácil que se paguen facturas con errores, duplicadas o incluso no autorizadas, lo que puede afectar directamente a la tesorería y al cierre financiero de la empresa.
Además de evitar fraudes, este proceso mejora la calidad de los datos contables y facilita las auditorías, ya que todos los documentos quedan correctamente vinculados y es sencillo seguir el historial de cada operación.
Hoy en día, con la creciente necesidad de transparencia y cumplimiento normativo, contar con un sistema automatizado para el cotejo de facturas ya no es una opción, sino una práctica esencial para las empresas que buscan eficiencia y control.
¿Por qué es clave en el control de compras y facturación?
El control de compras y facturación debe garantizar que solo se pague lo que se ha pedido y recibido. El matching actúa como filtro para validar esta concordancia.
Además, este proceso elimina la revisión manual, minimiza conflictos con proveedores por discrepancias, y facilita la integración con los sistemas contables. Integrar este flujo dentro del ERP asegura un control más riguroso de las finanzas y mejora la relación entre compras, contabilidad y tesorería.
Tipos de matching para facturas: ¿ExFlow es el adecuado?
Existen distintos tipos de matching para las facturas con pedido, que se diferencian por la cantidad de documentos involucrados en la validación:
Sistemas como ExFlow permiten configurar ambos modelos, adaptándose a la complejidad del proceso de cada empresa. Al estar integrado con Business Central, facilita que toda la verificación ocurra dentro del mismo entorno de gestión.
Two way matching: en qué consiste
El two way match es el modelo más simple de conciliación. Compara únicamente dos documentos: la orden de compra y la factura del proveedor. Si ambos coinciden en datos clave como producto, cantidad y precio, se autoriza el pago.
Este sistema es ideal cuando no es necesario verificar la recepción física de los productos. El two way matching puede configurarse para aprobar automáticamente facturas por debajo de cierto importe o con proveedores validados, reduciendo tiempos de procesamiento.
ExFlow, por ejemplo, permite establecer reglas de validación según criterios como importe, categoría de gasto o histórico del proveedor.
Conciliación de tres vías: el modelo 3-way matching
La conciliación de tres vías introduce una capa extra de control: el albarán de recepción. Es ideal para productos físicos, ya que garantiza que lo facturado no solo fue pedido, sino también recibido.
Este modelo reduce significativamente el riesgo de errores o fraudes relacionados con entregas incompletas, precios incorrectos o artículos no entregados.
ExFlow permite automatizar este flujo dentro de Business Central, asociando automáticamente los tres documentos y generando alertas si se detectan discrepancias.
El proceso de verificación de facturas paso a paso
El proceso de verificación de facturas incluye distintas etapas, desde la recepción del documento hasta su aprobación y pago:
- Recepción de la factura (vía correo, EDI o escaneo OCR).
- Lectura automática de los datos clave: proveedor, importe, número de pedido, fecha.
- Matching con la orden de compra y/o albarán.
- Validación automática o manual, según las reglas definidas.
- Aprobación o rechazo de la factura.
- Contabilización y generación del pago.
Automatizar este flujo permite manejar grandes volúmenes de facturas sin comprometer el control ni la seguridad.
Validaciones automáticas y manuales
Las validaciones pueden realizarse de forma manual o automática. Mientras que las primeras son útiles para casos excepcionales o facturas especiales, las automáticas son ideales para el día a día.
Soluciones como ExFlow permiten configurar esta lógica con reglas adaptadas a cada organización.
¿Qué errores se detectan con este proceso?
Gracias al matching, es posible detectar errores como:
Detectarlos a tiempo evita pagos indebidos y mejora la gestión financiera.
Software de matching de facturas: automatización y control
Con un software de matching de facturas se integra y automatiza este proceso, reduciendo la intervención humana y mejorando la trazabilidad. Esto permite escalar el proceso y adaptarlo a las necesidades específicas de cada organización.
Soluciones como ExFlow integran herramientas inteligentes para la lectura, validación y conciliación de documentos dentro del ERP, lo que mejora la visibilidad y eficiencia operativa.
¿Qué es un software de cotejo de facturas?
Un software de cotejo de facturas automatiza el análisis de documentos, comparando datos como número de pedido, importe, fecha y proveedor. Para ello, extrae datos clave de las facturas y los cruza automáticamente con las órdenes de compra y albaranes registrados en el sistema.
ExFlow, por ejemplo, ofrece funcionalidades como:
Beneficios del software matching de facturas para empresas
Las ventajas de implementar un software de matching de facturas son múltiples:
Además, se puede adaptar a diferentes tipos de conciliación (two way o three way matching), según las políticas internas de cada empresa.
Conclusión: cómo optimizar la conciliación de facturas y pedidos
Optimizar la conciliación de facturas y pedidos implica digitalizar el matching para las facturas con pedidos, adaptándolo a las políticas y necesidades de cada organización. Automatizar este proceso mejora la exactitud, acelera los pagos y aporta visibilidad.
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